【企业管理早知道】企业印章管理及风险防控

  企业印章是企业在经营活动中的重要的权利和身份证明，是企业意思表示外化的体现，具有法定的公信力，对权利人的重要性不言而喻。实务中，经常会遇到因为印章管理混乱而产生的各类纠纷诉讼，因此加强企业印章管理及风险防控尤为必要。

  企业印章大致上可以分为五种：公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章、发票专用章。从企业使用的角度来看，各章均有特殊的用途，公章虽然使用最为频繁，但并非一章通吃，如发票上的签章只可以使用发票专用章，签发票据也需加盖财务专用章。但是从法律上的约束力来说，企业各类印章一般具有同等效力，加盖各类印章会不会产生预期法律上的约束力，主要根据印章的载体是否体现了企业的意思表示。如合同专用章和公章在签订合同时均是有效的；如能够证明企业签约时出于自愿，即便财务专用章等亦能代表企业的签约效力。

  一些企业印章刻制随意性大，只要业务需要，便可随意克制印章。印章克制后没有下发正式文件，没明确印章应用限制范围和时间。对于一些重要的印章刻制，如公章刻制选择街边刻章作坊，不在公安部门指定的单行，不在公安机关备案，给不法分子提供了犯罪漏洞，给公司运营带来了隐患。

  司法实践中，常常发现有些企业因为内部分支机构较多，出于经营活动便利的需要，各分支机构均存在内部印章,但企业缺少内部统一的印章登记备案制度。对于各分支机构的现用印章、曾用印章、废弃印章并未统一造册、归类登记、备案留存，大幅度提升了印章管理的难度和风险。

  从多起涉及印章的纠纷来看，一些企业的用章比较随意，为了便利业务开展，向业务员开具盖有公章的空白介绍信、空白合同，导致员工超越代理权限给公司造成损失，风险极大。此外，也有一部分法律风险是因用章管理人员缺乏原则性造成，实践中“人情章”、“关系章”屡见不鲜，用印材料缺少备案留存，用印情况无法追踪，用章的主体责任、监管责任没有落实到位。

  审理中，部分企业内部印章更换之后，并未对废弃印章、曾用印章进行回收保管，放任印章接着使用，存在一个企业对外有多枚公章等情况，大幅度提升了印章被滥用的风险。此外，印章外借、交接不清等违规操作，都可能会留下风险隐患。

  企业对外业务往来频繁、印章使用频率较高，在印章管理和使用上更应严格规范，要强化印章管理的责任意识，尽力从源头上降低风险、堵住漏洞。

  根据《公司法》及相关配套法规的规定，企业公章、合同专用章及财务专用章必须经公安部门批准才能刻制，刻制中进行通过印章管理信息系统来进行备案，刻制后印模还要报工商行政机关备案。

  对企业及下属单位、各分支机构所有长期使用、临时使用、空置和申请废止的印章做全面的摸底统计工作，统一登记造册留档。对需要备案登记的公章，及时报工商部门登记备案。对于长期不使用的印章，和已经废止的印章，统一封存归档或者回收销毁。

  制定印章使用的规章制度，印章应由专人负责保管，明确管理人员职责。印章使用须获得授权批准，用印有专人监管，使用时进行登记。上级部门加强对下级机构印章使用情况的按时进行检查，督促下级部门规范用章。对于检查中暴露出问题的，不回避遮掩，主动面对，加强印章滥用的震慑力。

  加强对于印章管理人员的风险防控教育，确保用章管理的规范。实践中，一经发现印章管理混乱或者印章失控的现象，需要及时做好预警措施，强化涉诉风险防范。对于失控的印章应当及时登报作废。如发现私刻公章、对外存在多枚公章使用的情况，需要及时提示交易对手存在的交易风险，减少损失。